INSTRUCTIVO N° 22/16
LEGAJO ADMINISTRATIVO
Fecha: 28/04/16
Nivel: Educación Primaria
Nivel: Educación Primaria
Motivo: Organización de la carpeta administrativa correspondiente al legajo de alumnos
Alcance: Plenario
Objetivo: Asesorar acerca de la organización y documentación fundamental que debe permanecer en el legajo del alumno.
I. FUNDAMENTACIÓN
El término legajo, según el diccionario de la Real Academia Española, es
“Conjunto de papeles, generalmente atados,
por estar relacionados entre sí y tratar sobre un mismo asunto”
Remitiéndonos a la etimología de la palabra “legajo”, podemos hacer referencia a “enlegajar”. Este vocablo se compone del prefijo “en”, del sustantivo “legajo” y del sufijo “ar” que indica infinitivo de los verbos de la primera conjugación.
La palabra enlegajar se refiere a:
“acoplar, unir, apilar, reunir o juntar varios papeles formando así un legajo
que se ha de insertar (prefijo en), meter (prefijo en) o archivar en el lugar correspondiente,
o también en hacer un especie de folder o carpeta.”
La palabra administrar, según el diccionario de la Real Academia Española, es
“ordenar, organizar, controlar, dosificar una hacienda o bienes”
La derivación administrativo, es
“la persona que trabaja en las tareas de administración,
persona capacitada con conocimiento público que administra”
Adaptando estos significados, podemos decir que el legajocontiene papeles que tratan un mismo asunto: el alumno, es decir, constancia o certificado de nacimiento del alumno, DNI del alumno, vacunas del alumno, certificados médicos del alumno, cédula escolar del alumno, planilla de inscripción del alumno, autorizaciones de los padres del alumno, carnet de obra social del alumno (si la tuviere). Dichos “papeles”, o expresado en otro términos, dicha documentación, es administrada (ordenada, organizada) en un mismo lugar (“en-legajar”) dentro de una carpeta, en su lugar correspondiente: armario o archivo. Esta acción es llevada adelante por el administrativo, es decir, quien administra el contenido del legajo del alumno.
II. ADMINISTRATIVO
En la institución educativa, el encargado de administrar, ordenar, controlar el legajo del alumno es el docente con cargo MG que fue asignado al curso que incluye al alumno en cuestión.
El legajo administrativo del alumno NO ES
a. Acumulación de documentación ajena a la identidad, salud o inscripción..
b. Documentación que se supervisa una sola vez por año
El legajo administrativo del alumno SI ES
a. Conjunto de documentación del alumno: identidad, salud, inscripción y autorizaciones de los responsables del alumno
b. Un lugar en donde encontrar datos fehacientes y coincidentes un documento con otro.
III. ORGANIZACIÓIN DE LA CARPETA DE LEGAJO ADMINISTRATIVO
La carpeta de legajo administrativo se encuentra guardada en un armario donde están concentrados todos los legajos administrativos de los alumnos de la escuela, dosificados por curso de pertenencia.
La organización de la carpeta de legajo administrativo debe ser de la siguiente forma y en el orden que se indica:
- 1° HOJA: Listado de alumnos con el número de DNI de cada uno, ordenados alfabéticamente según el registro de asistencia.
- Documentación abrochada en el margen derecho (a mitad de la página) y perforada en el margen izquierdo (a mitad de la página)
La documentación se guardará de la siguiente forma:
a. Carátula de legajo
b. Constancia de PASE del alumno (si proviene de otra escuela)
c. Fotocopia de DNI del alumno
d. Fotocopia de Certificado de nacimiento del alumno
e. Fotocopia de Carnet de vacunación del alumno
f. Copia de actas judiciales en caso que las hubiere.
g. Autorizaciones de los padres del alumno donde consta firma de los padres del alumno.
h. Constancias médicas de todo tipo.
i. Cédula Escolar del alumno (una por cada año cursado en la institución escolar Thomas Alva Edison)
ACLARACIÓN: Las copias o constancias más pequeñas que el tamaño estándar (A4) serán abrochados al margen superior derecho de la hoja inmediata posterior siguiendo el orden indicado. Los certificados médicos serán abrochados del lado interno de la última hoja del legajo, también abrochados en el margen superior derecho.
IV. SOLICITUD DE DOCUMENTACIÓN
La documentación pendiente o a renovar deberá ser solicitada por cuaderno de comunicados y registrar la fecha de la misma en la carátula del legajo del alumno.
La nota será escrita por el docente MG a cargo del grupo de pertenencia de cada niño, tomando como ejemplo lo siguiente:
“Fecha:
Estimada sr/a…………………...
Estamos supervisando la documentación del legajo de cada alumno y para completar el de su hijo/a…….................., se solicita enviar a la brevedad ……………………………………………… …………….……..
Notificado”
Equipo Directivo
